Что такое ЭДО: электронный документооборот между компаниями

Скан – это картинка с бумажного оригинала, и оригинал всё равно едет почтой или курьером. Документ в ЭДО оригиналом является сам: его юридическую силу даёт электронная подпись, а не бумага, которая придёт следом. Отсюда второе отличие, важное для учёта: скан набирают в базу руками, а электронный УПД приходит структурированным файлом и разворачивается в документ поступления.

Оператор ЭДО – это компания, через которую документ идёт от отправителя к получателю. ФНС ведёт реестр операторов и публикует его открытыми данными: в срезе от 3 сентября 2026 года в реестре 87 записей. Оператор доставляет документ, проверяет срок действия сертификата подписи, хранит сведения об обмене и передаёт в ФНС регистрационные данные абонентов. В содержание документа он не вмешивается.

Диадок – это сервис обмена электронными документами, который развивает СКБ Контур. Отдельной «системы Диадок» в реестре ФНС нет: оператором там записано АО «ПФ „СКБ Контур“», а адресом сервиса указан diadoc.kontur.ru. По тому же принципу устроены и остальные имена на рынке – это названия сервисов, за которыми стоит юрлицо из реестра.

Выбор оператора – это вопрос тарифа, готовой интеграции с вашей учётной системой и того, у кого уже сидят ваши контрагенты. Оценок «лучший оператор» здесь не будет: под разный состав контрагентов выигрывают разные.

Роуминг – это обмен документами между абонентами разных операторов, и обойтись без него нельзя: единой общей сети у операторов нет. ФНС обязывает оператора настроить роуминг по заявке не позднее 20 рабочих дней, а если связь с нужным оператором у него уже есть – не позднее 2 рабочих дней. Отклонить такую заявку оператор не вправе, поэтому менять оператора вслед за контрагентом не нужно.

УПД – универсальный передаточный документ: форма первичного документа, построенная на основе счёта-фактуры, поэтому одним документом закрывается и отгрузка, и НДС вместо накладной и счёта-фактуры по отдельности. Форму ФНС рекомендовала письмом от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@, и применение её – право компании, а не обязанность. Электронный формат счёта-фактуры и УПД утверждён приказом ФНС от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@ с изменениями от 15 ноября 2024 года № ЕД-7-26/1032@.

Документ подписывают квалифицированной электронной подписью, КЭП. По закону «Об электронной подписи» сведения, подписанные такой подписью, признаются электронным документом, равнозначным бумажному с собственноручной подписью и печатью. Сертификат для организации и ИП выдаёт удостоверяющий центр ФНС: нужны паспорт, СНИЛС и ИНН, а ключ записывается на USB-токен, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ.

Для старта нужны четыре вещи: КЭП на того, кто подписывает, договор с оператором, идентификатор участника ЭДО – его выдаёт оператор при регистрации – и согласие контрагента обмениваться электронно. Пятое в список не входит, но экономит месяцы: заранее решить, кто в компании открывает входящие документы и в какой срок. Без ответственного ЭДО превращается в ещё один ящик, в который никто не заходит.

В программах 1С обмен встроен: сервис 1С-ЭДО работает внутри типовых конфигураций – 1С:Бухгалтерии, 1С:Управления торговлей, 1С:ERP, 1С:УНФ, 1С:Розницы и других. Документ приходит в базу, и входящий УПД разворачивается в документ поступления вместо ручного набора с картинки. Оператор при этом всё равно нужен: 1С-ЭДО регистрирует вас у одного из операторов и выдаёт идентификатор участника.

Мы подключаем обмен внутри учётной системы и доводим его до состояния, когда входящий УПД становится документом поступления без ручного набора: настраиваем 1С-ЭДО, сопоставляем номенклатуру поставщиков, разбираем роуминг с теми контрагентами, у кого другой оператор. Если товар маркированный – связываем ЭДО с обменом с ГИС МТ, чтобы код и позиция появлялись одним действием.